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Registro di attività di trattamento (art. 30 32 del Regolamento Ue n.679/2016)

Il sig. Carmine Marmo nato a Bentivoglio (BO) il 7.10.1965 - C.F.:  MRMCMN65R07A785N quale Titolare del trattamento che ha redatto il presente documento può essere contattato presso Autocarrozzeria Marmo snc con sede in San Pietro in Casale via Morandi n. 14.

L’Autocarrozzeria Marmo Snc di Carmine Marmo e Mario Marmo con sede in San Pietro in Casale via Morandi n. 14 – C.F.: 03691760379 P.I.: 00650991201, tratta i dati personali di persone fisiche, persone giuridiche, ditte individuali e/o liberi professionisti per le seguenti finalità: necessità di eseguire la prestazione richiesta, attività promozionale/marketing e vendita e la categoria dei dati comuni trattati sono i seguenti:

  1. a. dati comuni dei clienti, dei fornitori o di terzi ricavati da albi, elenchi pubblici, visure camerali, banche accessibili al pubblico, libretti di circolazione, certificati di proprietà, carte d'identità e patenti;
  2. b. dati comuni del personale dipendente funzionali al rapporto di lavoro, alla reperibilità alla corrispondenza con gli stessi o richiesti a fini fiscali e previdenziali.
  3. c. dati comuni dei clienti dagli stessi comunicati per l’espletamento dell’attività richiesta – soccorso stradale- demolizione- riparazione di carrozzeria e di meccanica – compravendita di veicoli o di pezzi di ricambio.
  4. d. dati comuni di terzi forniti dai clienti per l’espletamento degli incarichi compresi i dati su eventuali fermi amministrativi o sulla situazione economica, o necessari a fini fiscali o attinenti alla reperibilità o alla corrispondenza con gli stessi.
  5. e. dati comuni dei fornitori forniti dagli stessi e relativi alla reperibilità o alla corrispondenza con gli stessi nonché inerenti a fini fiscali o di natura bancaria.
  6. f. dati comuni di professionisti, consulenti o altri artigiani o società esercenti la medesima attività con i quali l’Autocarrozzeria Marmo collabora attinenti alla loro reperibilità alla corrispondenza nonché inerenti a finalità fiscali o di natura bancaria.

L’Autocarrozzeria Marmo Snc tratta i seguenti dati sensibili:

  1. a. dati sensibili del personale dipendente conseguenti al rapporto di lavoro, ovvero inerenti i rapporti con gli enti previdenziali ed assicurativi e assistenziali, o dati giudiziari del personale dipendente o l’adesione ad organizzazioni sindacali;
  2. b. dati sensibili dei clienti dagli stessi forniti per l’espletamento dell’attività affidata all’Autocarrozzeria Marmo Snc idonei a rivelare la propria identità, dati anagrafici, luogo di residenza, codice fiscale, veicoli posseduti con relativi documenti e dati bancari;
  3. c. dati sensibili di terzi forniti dai clienti o acquisiti tramite l’espletamento dell’attività mediante book fotografici o video che riprendono luoghi di incidenti stradali, ovvero autovetture o loro parti o altri tipologia di eventi.
  4. d. dati sensibili di clienti e di terzi afferenti la situazione economica in particolar modo eventuali fermi amministrativi sui veicoli e ciò mediante la consultazione al Pubblico Registro Automobilistico ( PRA) tramite visure.

I dati che non sono pubblici vengono acquisiti previa l’informativa che viene allegata al presente Registro di attività di trattamento (art. 30) e vengono trattati e conservati in fascicoli non trasparenti riposti in schedari dotati di chiusura e posti in locali protetti e archiviati al termine dell’attività. 
Il trattamento dei dati è fatto prevalentemente all’interno dell’Autocarrozzeria Marmo Snc eventuali collaboratori autorizzati e dalle segretarie, per l’attività richiesta e di adempimenti connessi alla stessa nonché per l’attività contabili e amministrative dell’Autocarrozzeria Marmo. 
L’Autocarrozzeria Marmo ove vengono trattati i dati è sito al piano terra dotato di citofono, inferriate e portone di ingresso con apertura e chiusura automatica. 
Le singole stanze che lo compongono sono dotati ciascuno di porta con chiusura a chiave. 
La segreteria è ubicata in un locale separato dall’ingresso e dalla sala d’attesa per i clienti. 
L’Autocarrozzeria Marmo è dotata di computer collegati ad un sistema di condivisione (server) che è collegato con n°1 linea telefonica ISDN internet. Nel locale segreteria sono ubicati le stampanti, il fax e le fotocopiatrici.

Descrizione della rete informatica
La rete informatica è costituita da stazioni di lavoro dotate di sistema operativo Windows 7 Professional.
L'abilitazione alla configurazione dei diritti di accesso è protetta da password. Gli utenti sono opportunamente istruiti per gestire in modo autonomo il cambio della password di accesso al sistema.
Le stazioni di lavoro sono dotate di software antivirus Norton Security con aggiornamento automatico annuale tramite internet.

Criteri protezione accesso ad Internet: 
L'accesso ad Internet avviene tramite Router.

Criteri per assicurare l'integrità dei dati 
L'integrità dei dati viene assicurata eseguendo: 
Salvataggio dati ( backup ) giornaliero, dal lunedì al sabato, su NAS (Network Access Service) con conservazione dati per 10 giorni. 
Le procedure di controllo dello stato logico dei dischi e dei database di configurazione in dotazione al sistema. 
Le procedure di controllo in dotazione degli specifici applicativi di gestione delle basi dati. Non è previsto alcun reimpiego dei supporti di memorizzazione, che verranno distrutti al cessare della loro funzionalità per obsolescenza.

Incaricati del trattamento 
I dati comuni dei clienti, fornitori dei terzi, professionisti/consulenti, artigiani o società, ed i dati sensibili dei clienti e dei terzi sono trattati oltre che dal titolare da tutti gli incaricati.

 

Analisi dei Rischi 

Per quanto concerne i dati comuni raccolti relativi ai soggetti specificati nella prima parte del presente documento il rischi legato alla gestione e al trattamento può definirsi basso.
Per i dati sensibili dei clienti e dei terzi il rischi legati al loro trattamento possono definirsi bassi. 
rischi relativi agli strumenti elettronici presenti in Autocarrozzeria possono riguardare mal funzionamenti o guasti ,eventi naturali alterazioni nella trasmissione. Per ridurre i rischi al minimo sono state adottate oltre alle misure di sicurezza sopra specificate le seguenti misure di sicurezza password di otto caratteri sostituita ogni tre mesi scelta dall’incaricato e dallo stesso custodita in busta chiusa consegnata al titolare il quale la conserva in cassetto chiuso a disposizione a tutti gli utilizzatori di non lasciare incustoditi gli strumenti elettronici e che verifichino la provenienza delle e- mail e a tale riguardo è stato inserito lo screensaver automatico dopo 3 minuti di non utilizzo del computer. Si è data disposizione di considerare internet e posta elettronica quali strumenti di lavoro e si è pertanto vietata la navigazione in internet su siti poco attendibili o non ufficiali e si è data disposizione di non aprire e.mail provenienti da soggetti non conosciuti e di non inviare e.mail non autorizzate dal titolare. 
rischi relativi ai software possono consistere in errori o virus. Si è data disposizione di provvedere periodicamente alla pulizia dei file temporanei e alle cronologie sul disco rigido (PC locale), ed alla conseguente deframmentazione degli stessi da parte dell'utente. 
Il rischio per il trattamento dei dati cartacei può essere considerato basso essendo l’archivio dotato di chiusura a chiave e i fascicoli riposti in armadi chiusi, fatti salvi gli eventi naturali. 
E’ stata data disposizione che i fascicoli contenenti i dati siano sempre riposti negli appositi schedari e prelevati per il tempo necessario al trattamento e che non vengano lasciati incustoditi sulle scrivanie, che le comunicazioni a mezzo posta o fax debbano essere smistate immediatamente ai destinatari. Terminato l’attività si è data l’istruzione che i fascicoli siano archiviati in apposito locale chiuso a chiave e i relativi file esistenti sul computer vengano cancellati. Fuori dell’orario di lavoro non ne è consentito l’accesso al locale archivio se non previa autorizzazione. 
E’ stata data disposizione che il materiale cartaceo destinato allo smaltimento sia riposto in sacchi di plastica non trasparenti previa tritatura al fine di evitarne la fuoriuscita e smaltiti una volta alla settimana. 
Per quanto riguarda il rischio per il trattamento dei dati elettronici può essere considerato basso essendo adottati tutti i sistemi di sicurezza derivanti dalla gestione dei dati. 
Il rischio di perdita dei supporti di memorizzazione è basso in quanto viene effettuato il backup giornalmente. 
Per il ripristino dei dati si è data istruzione che venga richiesto l’intervento dell’installatore e in ogni caso è dato incarico di provvedere al ripristino entro 3 giorni lavorativi. 
Gli incaricati del trattamento sono affidabili e riservati quindi i rischi connessi ad incuria, distrazione sono bassi. 
Gli utenti autorizzati del sistema vengono formati, rispettivamente per i loro ruoli all’atto dell’ingresso nella struttura dell’Autocarrozzeria Marmo e dell’installazione di nuovi sistemi dai tecnici venditori dei sistemi e per quanto concerne le procedure per garantire le misure di sicurezza dal titolare del trattamento. 
Gli incaricati dovranno comunicare immediatamente al titolare disfunzioni dei sistemi operativi e sono autorizzati a richiedere l’intervento del tecnico incaricato in caso di interruzioni e disfunzioni. 
Terzi operatori tecnici interverranno sugli strumenti informatici previo autorizzazione ed invito ad effettuare gli interventi limitatamente alla prestazione da eseguire e alla presenza del titolare o delle persone autorizzate. 


Il rischio di accesso all’ Autocarrozzeria Marmo può essere considerato basso essendo dotato di citofono, cancello del vialetto che conduce allo stabile che presenta porta in ferro e altra porta oltre alla presenza di un sistema di videosorveglianza, così come l’accesso di terzi estranei all’Autocarrozzeria Marmo essendo dotato di porta con chiusura ed essendo l’accesso previamente controllato dalla segretaria. 
Il rischio che terzi estranei accedano agli strumenti elettronici è basso essendo la sala di attesa dei clienti distante dalle postazioni di lavoro ed essendo i clienti controllati dalla segretaria. 
L’Autocarrozzeria ha provveduto ad adottare le disposizioni della legge 626/94 e ss. è dotato di salvavita e estintore periodicamente controllati. I rischi eventuali sono inerenti ad eventi naturali e accidentali. Il rischio può essere considerato basso. 
Infine i dati trattati dall’Autocarrozzeria Marmo non possono essere considerati di interesse per i terzi.
Il presente documento è stato redatto in duplice originale sottoscritto dal titolare del trattamento.
all. : informativa
San Pietro in Casale, 25 maggio 2018
Carmine Marmo